DIRF: como evitar erros na declaração?

*Por Renata Melloni // Obrigatório para todas as empresas que tiverem efetuado retenção de impostos, a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) é uma das principais obrigações trabalhistas a serem cumpridas no início do ano. Seu envio correto evita problemas com o Fisco, assim como o pagamento de multas. Por envolver um grande volume de documentos a serem notificados, no entanto, é importante que as organizações tenham em mãos sistemas adequados que garantam um controle assertivo destes dados para não entrar na malha fina da Receita Federal.

Emitida pela fonte pagadora, seu propósito é informar os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram retidas com pagamentos a terceiros, a fim de evitar sonegação fiscal. Mesmo sendo rotina para pessoas jurídicas e físicas, diversas inconsistências ainda são registradas todo ano pelo órgão regulador.

Dentre os mais comuns equívocos, está a falta de dados completos sobre créditos, entregas, emprego ou remessas a residentes ou domiciliados no exterior. A ausência de informações sobre pagamentos a plano de assistência à saúde médica e odontológica por dependente e por plano coletivo empresarial também pode causar erros. E ainda há muitos que deixam de informar dividendos e lucros pagos a partir de 1996, assim como valores pagos a titular ou sócio de microempresa ou empresa de pequeno porte. A exceção vale para pró-labore e aluguéis, quando o valor total anual pago for igual ou superior a R$ 28.559,70.

O lançamento da previdência privada é outro ponto importante de ser ressaltado, uma vez que apenas a modalidade PGBL é considerada como previdência e, dessa forma, obrigatória de ser declarada. No caso das férias, muitas companhias as registram por data de pagamento em vez de competência – equívoco que deve ser analisado cuidadosamente, dependendo de como a ficha financeira foi emitida. Como resultado dessas inconsistências, cerca de 870 mil empresas tiveram imprecisões nas informações divulgadas para a RFB em 2021, segundo dados do próprio órgão.

Fora problemas com o próprio órgão, a falta de apresentação da DIRF no prazo estabelecido sujeitará a pessoa jurídica à multa de 2% ao mês-calendário, a qual incidirá sobre o montante dos tributos e das contribuições informados na declaração limitada a 20%. Se tratando do valor total, a multa mínima será de R$ 200 tratando-se de pessoa física, pessoa jurídica inativa e pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional. Nos demais casos, a cobrança será de R$ 500.

Os confrontos dos valores declarados mensalmente na DCTF (Declaração de Créditos e Débitos Federais) ainda são muito vistos em empresas dos mais diversos portes e segmentos – decorrentes, principalmente, pela falta de gestão adequada das áreas fiscais e administrativas. Em uma necessidade de conciliação dos valores de IRRF e CSRF entre as declarações, apenas um sistema de gestão moderno e completo é capaz de permitir tal consistência e evitar riscos de multas e irregularidades com o Fisco.

Todas as empresas devem contar com o apoio de um ERP consistente, que gere as informações corretas para serem importadas no sistema da RFB. Além de automatizar essa missão, os sistemas trazem uma segurança para o controle dos dados, possibilitando o gerenciamento em uma única plataforma de modo mais assertivo. A digitalização organizacional é uma tendência sinalizada há anos e cada vez mais companhias investem nesses mecanismos a fim de conquistarem tais vantagens.

Muitas organizações, inclusive, estão despontando no mercado com soluções direcionadas especificamente para a terceirização dessas atividades. Seja de forma parcial ou completa, esta opção traz uma redução de custos significativa, com completa segurança dos dados sigilosos. Com tantas informações a serem notificadas na DIRF, essa terceirização pode ser a melhor estratégia para evitar erros e prejuízos financeiros.

Todas as empresas que se enquadrarem nos requisitos de envio deste documento ao Fisco, devem se atentar a gerenciar as informações necessárias até o prazo estabelecido para 28 de fevereiro. Apenas com um bom controle e auxílio adequado de um ERP moderno, será possível permanecer em acordo com estas obrigações fiscais e evitar com que seu negócio seja alvo de danos econômicos e jurídicos.

*Renata Melloni é diretora do BPO financeiro, contábil e fiscal na b2finance, consultoria especializada em BPO