Excel no ambiente corporativo: por que uso é cada vez menos sustentável?

*Por Maira Gregolin // Uma das ferramentas mais utilizadas por todos aqueles que atuam em ambientes corporativos ainda é o Excel. Utilizada para elaboração de planilhas, a ferramenta não é nada sustentável quando usada como fonte de dados dentro de uma empresa, principalmente quando o fluxo for muito grande.

E isso é empírico, uma vez que presenciamos cada vez mais clientes que chegam até nós com dificuldades quando se pautam no uso do Excel para gestão de tarefas e o input de dados em seus processos.

Um bom exemplo de como utilizar o Excel não é sustentável em uma organização, basta imaginar que existem diversos setores responsáveis por alimentar manualmente com dados uma planilha com diversas fórmulas inseridas. Isso pode gerar uma grande dispersão de dados difíceis de serem analisados, sem mencionar o risco de falha humana no momento do preenchimento da planilha, o que pode comprometer toda a operação de uma empresa.

Em outras palavras, torna-se difícil controlar a qualidade dos dados imputados e garantir que ao final do trabalho, a informação está realmente correta.

Outra dificuldade, ainda maior, se dá quando é pretendido consolidar mais e mais planilhas, analisar linha a linha, identificando desvios e apontando tendências até que o problema seja identificado e solucionado, tornando-se humanamente inviável, insustentável.

Não é uma tarefa fácil administrar fluxos de trabalho em áreas de qualidade, segurança, vendas, principalmente quando as ferramentas que a empresa tem a seu dispor, não são as mais adequadas para este tipo de demanda. Muitas vezes percebemos o processo se adequando à ferramenta, em vez de a ferramenta se ajustar à realidade da empresa.

Ao usar a solução que não é ideal, vai acabar atrapalhando a agilidade nas tomadas de decisão. Em casos mais graves, pode até mesmo induzir a tomada de decisões equivocadas.

No fim do dia, o grande problema em usar o Excel para gestão de dados é que o programa não colabora para que a empresa fortaleça uma cultura analítica, pelo simples fato de que a morosidade em analisar dados em Excel desestimula os profissionais a tomarem decisões baseadas em dados.

Informações não estruturadas mais atrapalham do que ajudam a gestão de grandes empresas.

Qual é a solução?

Gestores de grandes empresas em diversas áreas do mercado já entenderam a importância de contar com a ferramenta correta para cada tipo de demanda. Adotar a solução correta para cada processo dentro de uma organização possibilita que a empresa tenha um grande diferencial competitivo no ramo em que atua.

Pensando nisso, muitas empresas focam seus investimentos em soluções que utilizam a tecnologia a seu favor. Um exemplo é a adoção de soluções que cuidam de toda gestão dos dados, automatizam etapas, desde o registro, processamento, estruturação e entrega em ambientes de acompanhamento por dashboards, que se mostram cada vez mais importantes em uma organização para tornar o processo de análise e tomada de decisão mais confiável, rápido, e com pouca, ou quase nenhuma, interferência.

Este tipo de ferramenta possibilita que os gestores tenham à mão informações em tempo real do seu negócio, além de processos automatizados, que geram dados e relatórios de maneira limpa e eficiente, sem erros que possam atrapalhar no andamento e no sucesso do negócio.

Como escolher a ferramenta correta?

O primeiro passo, sem dúvida, é realizar uma boa curadoria das ferramentas disponíveis no mercado. Escolher o parceiro ideal que vai ajudar no fortalecimento de uma cultura analítica da empresa é de suma importância, pois muitos gestores acabam desistindo de digitalizar processos dentro da organização que comandam por não conseguirem sentir segurança na escolha.

Muitas vezes, essa desistência vem por não encontrar quem ofereça um pacote de entregas que sejam correspondentes àquilo que é necessário, que se adequará aos processos da empresa, não o oposto. Por isso, é importante buscar fornecedores que se adaptem ao que o cliente precisa, oferecendo soluções personalizadas e que se encaixem ao escopo de trabalho do que se está contratando.

Uma dica muito importante é que, depois que a solução ideal é encontrada, existe ainda um caminho a ser percorrido até que a parceria entre a empresa e seu fornecedor renda bons frutos. O processo será mais desafiador no início, mas após um curto período, rapidamente os resultados aparecem e o investimento feito passa a fazer muito sentido.

*Maira Gregolin é Head de Produto na TrackingTrade e Doutora em Mídias Móveis pela Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Com mais de 15 anos de experiência no mercado de tecnologia, a executiva ainda acumula passagens pela iMax Games e Muve Digital.