Especialista responde grandes dúvidas sobre assinaturas eletrônicas

Na busca pelo ganho de agilidade, organização e diminuição de custos, as assinaturas eletrônicas, ou digitais, aparecem cada vez mais como fatores essenciais para empresas e escritórios. Isso porque eliminam a necessidade de impressões e armazenamento físico de documentos, viabilizando assim processos mais rápidos e seguros. De ponta a ponta, da redação ao envio do documento tudo pode ser feito online.

Por todos esses motivos, é esperado que o mercado global de assinatura digital deva atingir US$ 20,4 bilhões até 2027, segundo pesquisa da Global Industry Analysts divulgada pela Market Research.com em dezembro de 2022. No Brasil, o cenário de assinaturas eletrônicas também vem crescendo. Exemplo disso é que, conforme dados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), divulgados em setembro deste ano, a modalidade disponibilizada pelo governo cresceu 203% em 2023.

Para explicar de forma mais aprofundada sobre os benefícios dessas assinaturas, Márcio D’Avila, consultor técnico e especialista em identificação e segurança digital da CertiSign, responde três das principais dúvidas sobre o tema.

1. O que é assinatura eletrônica e quais são seus tipos?

“De maneira bastante abrangente, a assinatura eletrônica é uma forma prática e segura de atestar um ato no meio digital”, diz o especialista. A partir da Lei nº 14.063, criada em setembro de 2020, com finalidade de proteger as informações pessoais de todos os cidadãos, as assinaturas passaram a ser classificadas em três categorias: simples, avançada e qualificada.

A assinatura eletrônica simples pode ser a rubrica em uma tela, um login ou o simples ato de clicar em um botão “Assinar”. Por confirmar a identidade de maneira mais simples, ela é indicada para contratos e documentos de baixo risco, como a solicitação de serviços essenciais (água, luz e internet). Além desses, atas de reuniões, propostas comerciais, entre outros.

Já a assinatura eletrônica avançada é bastante comum nas empresas, segundo o especialista. Neste caso, ela é gerada a partir de um certificado digital emitido pela própria companhia, validando, assim, a identidade do colaborador ou signatário, que pode usá-la em documentos e atos pré-estabelecidos entre as partes. “Ela também pode ser gerada a partir de outras tecnologias, desde que a identidade do signatário seja comprovada de maneira inequívoca.”

Por fim, a assinatura eletrônica qualificada é feita a partir do uso de um certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). “É o método mais seguro por conta, principalmente, do processo rigoroso de validação da identidade para a disponibilização do certificado aliado ao uso da criptografia, que protege os dados e garante a autenticidade do documento”, afirma.

Essa opção é indicada para contratos e documentos de alta criticidade, como venda e compra de móveis, prontuários médicos, laudos. Outras indicações são notas fiscais, relatórios empresariais e operações bancárias.

2. As assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?

Sim, mas em contextos diferentes, segundo o especialista. “A validade jurídica da assinatura qualificada está prevista na legislação (MP 2.200-2), e, portanto, tudo o que é assinado usando um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica”, afirma Márcio.

Já nos casos das assinaturas eletrônicas simples e avançada, a validade jurídica é configurada conforme as evidências colhidas no momento da formalização da transação, como geolocalização, endereço IP do dispositivo, apresentação de documentos oficiais e, até mesmo, assinatura manuscrita.

3. Onde e como assinar documentos eletrônicos?

“É necessário inserir o documento em questão em um portal de assinaturas, escolher o tipo de assinatura, assinar ou indicar signatários e pronto. Hoje, existem plataformas completas que permitem a criação de fluxos de assinaturas, acompanhamento de todas as etapas em tempo real e, também, a assinatura em lote de documentos. Na hora de pesquisar a melhor opção, considere tempo de mercado da empresa que oferece o serviço e funcionalidades da plataforma”, explica Márcio. Outra opção é assinar o documento diretamente em programas.